Az archiválásról
A Teams tanulócsoportokban található anyagok, bejegyzések a diákok számára az iskolai füzetet egészítik ki, a tanárok számára pedig a későbbiekben újrahasznosítható módszertani segédletként használhatók.
Ezért nem javasolt az elmúlt év Teams csoportjainak törlése, elegendő őket archivált állapotba kapcsolni.
Némileg más a helyzet az elballagott osztályok csoportjaival: ezeket idővel lehet majd törölni - a törlés előtt azonban a tanárnak célszerű a későbbiekben hasznosítható anyagokat lementeni. A törlés időpontjának meghatározásához vegyük figyelembe az iskolai iratok, dolgozatok megőrzési idejére érvényes szabályokat vagy a bevált gyakorlatot.
Nem javasolt a tavalyi csoportok átnevezése sem idénre, mert így továbbra is szem előtt lennének a tavalyi kiadott feladatok, cset üzenetek, jegyzetek: új év, új füzet.
Az archiválás után az adott csoportban már nem lehet újabb üzenetet küldeni és nem lehet módosítani a kapcsolódó fájlokat, jegyzetfüzeteket sem; új feladatot sem lehet már kitűzni. De minden tartalom megmarad, megnézhető, lementhető. Az archivált csoportok rejtetté válnak, de a nevük alapján rájuk lehet keresni a keresőmezőben vagy a bal oldali sávon a "Csoportok" kiválasztása után a fogaskerék ikonra kattintva a "Csapatok kezelése" alatt láthatók az "Archivált" elemek közt. Itt lehetőség van
- újra láthatóvá tenni őket, illetve
- az archivált csoport melletti "..." menüben a "Csoport visszaállítása" pont alatt az archiválás vissza is vonható.
Az archiválás központilag is megoldható, de az egyes tanárokat is megkérhetjük annak végrehajtására. Az alábbi két eljárás közül csak az általunk választott egyet célszerű végrehajtani. Lássuk!
Az archiválás menete központilag végrehajtva
Ha az iskola központilag szeretné archiválni a tavaly kézzel felvitt tanulócsoportokat, akkor ezeket a lépéseket javasolt követni.
Ez a módszer abból áll, hogy
- bejelentkezünk a School Data Sync-be
- elkészítünk egy friss Group report-ot, ami egy letöltendő SectionUsage.csv file lesz (amiben csak a Class típusú csoportok vannak benne),
- kitöröljük belőle a megtartandó csoportok sorait, csak az archiválandók maradjanak meg
- elmentjük kötelezően ","-vel szeparált Unicode CSV-be
- feltöltjük a Group cleanupba
- és archiválásukat kérjük (Archive group) - a Mark Groups Expired nem szükséges.
Nézzük részletesebben!
Az eljárás során a https://sds.microsoft.com oldalon Global Adminnal bejelentkezve, a People lapot választjuk.
Ha a New People experience be van kapcsolva, akkor a Memberships alatt érhető el a Group report, a linkelt cikkel ellentétben (ami még nem a New People Experience-re készült):
Majd ezt követően a Memberships:
Válasszuk a Group reportot és a "Generate new report" alatt készítsünk egy friss listát a csoportokról:
Csukjuk be az ablakot, mert sosem frissül be, amikor már elkészült a riport.
Nyissuk meg újra a Group reportot. Általában elég hamar elkészül a friss SectionUsage.csv.
Töltsük le a CSV-t.
Tipp: ügyeljünk, hogy a file kötelezően vesszővel (nem pontosvesszővel) elválasztott, UTF-8 formátumú kell legyen. Legegyszerűbb, ha a Windows regionális beállításaiban a Területi formátumot az alábbi lépések erejéig "angol (Egyesült Államok)"-ra állítjuk, hogy az Excel ","-t használjon a CSV elválasztásra:
Töröljük ki a SectionUsage.csv -ből az összes csoportot, amit meg kívánunk tartani, csak azok maradjanak benne, amit archiválni szeretnénk.
Mentsük el ","-vel elválasztott, UTF8 .CSV-be, a fejlécet és a file nevét ne változtassuk meg.
Töltsük fel a Group cleanup menüpontban az így módosított file-t, kötelezően SectionUsage.csv néven. Ez után lehetőségünk lesz az archiválást kérni a feltöltött file-ban lévő összes csoportra egyben:
Javaslat: a Group cleanup végrehajtásánál nem szükséges a "Mark group expired", mert az átnevezi a csoportot, ami miatt nehezebb később azonosítani:
Kövesse ezt a cikket a részletes leírásért (angol nyelven): https://docs.microsoft.com/en-us/schooldatasync/targeted-cleanup
Az archiválás menete a tanárok által végrehajtva
Ha az iskolában nem központilag archiválják a csoportokat, akkor az alábbi lépéseket javasolt végrehajtani.
Minden tanár (csoporttulajdonos) tudja archiválni a saját csoportjait. Kérjük őket fel, hogy tegyék is meg minden tavalyi tanulócsoportra, az alábbiak szerint:
Teams-ben válasszák bal oldalon a "Csoportok"-at, azon belül a fogaskerékkel jelölt "További lehetőségeket":
A megjelenő menüből válasszák a "Csapatok kezelése" pontot, amire megjelenik minden csoportjuk.
Az archiválásra kiválasztott csoport sorának végén nyissuk ki a "..." menüt és kattintsunk a "Csoport archiválása" pontra:
A megjelenő ablakon válasszuk ki, hogy a SharePoint-webhelyet is tegye csak olvashatóvá, majd kattintsunk az "Archiválás" gombra.
Ismételjük meg a lépéseket valamennyi archiválandó csoportra.
Természetesen a különféle munkaközösségi csoportokra az archiválási javaslat nem vonatkozik: azokat érdemes lehet változatlanul továbbvinni.